home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Chip 1996 April / CHIP 1996 aprilis (CD06).zip / CHIP_CD06.ISO / hypertxt.arj / 9404 / NOTES.CD < prev    next >
Text File  |  1994-11-24  |  20KB  |  334 lines

  1.           @VLotus Notes 3.0@N
  2.  
  3.           @VIrodaWare@N
  4.  
  5.           Elôzô   számunkban   ugyanezzel   a   címmel  a  WordPerfect
  6.           Office-ról  olvashattak.  Most a Lotus termékét mutatjuk be,
  7.           amely szintén az irodai csoportmunkát segíti.
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.           Amíg    a   WordPerfect   terméke   elsôsorban   az   irodai
  13.           alkalmazottak  közötti  kommunikációt segíti, addig a Lotusé
  14.           az  adatok  cseréjére helyezi a hangsúlyt -- a levelelezés a
  15.           közös   adathasználat   részének   tekinthetô.   A  Notes  a
  16.           levelezéssel,  a számítógépes és a papír alapú dokumentációk
  17.           kezelésével,  valamint  a  munkafolyamatok nyomonkövetésével
  18.           szinte  az  összes  irodai  papírmunkát  feleslegessé teszi.
  19.           Emiatt  már  ki  is  vívta  a  környezetbarátok elismerését,
  20.           hiszen  a  munka  során  elhasznált  papírmennyiség  a Notes
  21.           használata mellett elenyészô.
  22.  
  23.           A     Lotus    szoftver    másik    nagy    jelentôsége    a
  24.           platformfüggetlenség  --  jelenleg három különbözô operációs
  25.           rendszerhez   kapható.   Akár   Windows,   akár  OS/2,  akár
  26.           Macintosh   operációs  rendszeren  használjuk,  élhetünk  az
  27.           adatok   kompatibilitásának   elônyeivel,   ezért  a  vegyes
  28.           platformú felhasználás sincs kizárva.
  29.  
  30.  
  31.                             @VNotes alkalmazások@N
  32.  
  33.           A  szoftvert  az  Unioffice  Rendszerház,  a  Lotus termékek
  34.           hivatalos    képviselôje    telepítette   a   gépünkre.   Az
  35.           installáció  során  elmondták,  hogy  a  Notes használójának
  36.           nincs    szüksége   programozói   ismeretekre,   azonban   a
  37.           telepítéshez   mély   PC-s,  és  fôleg  hardveres  ismeretek
  38.           szükségesek,   mivel   az  installált  szoftver  csupán  egy
  39.           meztelen   váz,   amelyet   azután   egyéni   kreativitással
  40.           kelthetünk   életre.   Természetesen  nem  kell  a  nulláról
  41.           indulni,  ugyanis  bárki felhasználhatja a szoftvercsomagban
  42.           szállított  példákat.  Az  elôre elkészített sablonok között
  43.           például  megrendelés-  és határidô-nyilvántartás, levelezés,
  44.           projektkövetés,  dokumentációkezelés  is  található. Ezek az
  45.           alkalmazások    jó   ötletként   szolgálnak,   azonban   nem
  46.           használják  ki  a  Notes összes lehetôségét. A sablonok vagy
  47.           az   egyéni   elgondolások  alapján  bárki  készíthet  saját
  48.           alkalmazást.  Aki  azonban nem kíván maga fejleszteni, az az
  49.           Unioffice   által  készített  irodai  alkalmazásokat  veheti
  50.           használatba,  amiket  a  cég fejlesztôi az egyéni igényeknek
  51.           megfelelôen akár át is alakíthatnak.
  52.  
  53.           A  Notesnak  van  egy  olyan  alapfunkciója,  ami  a legtöbb
  54.           esetben  nem  igényel  változtatást, ez az E-Mail levelezési
  55.           rendszerhez  való  kapcsolódás.  Az  E-Mail  teszi lehetôvé,
  56.           hogy  a Notes felhasználók egymással leveleket válthassanak.
  57.           A  levelezésre  ugyanazok  a  szabályok  érvényesek, mint az
  58.           eddig     ismert     más     rendszerek    által    nyújtott
  59.           szolgáltatásokra.
  60.  
  61.           Az  egyik  ilyen  fontos  közös  vonás,  hogy a felhasználók
  62.           csoportokba  rendelhetôk, így azok a személyek, akik részére
  63.           gyakran  kell ugyanazt a levelet elküldeni, összevonhatók. A
  64.           továbbiakban  a  közös leveleket könnyebben címezhetjük meg.
  65.           Ami  viszont  különbséget jelenthet például a WordPerfecthez
  66.           képest,  hogy a csoportba rendelt tagok egy listába kerülnek
  67.           be, amit a létrehozás után minden felhasználó elérhet.
  68.  
  69.           A  más  rendszerekkel való másik közös vonás a levél típusa.
  70.           Levélként  ugyanis  nemcsak  a  számítógéppel  írt szöveget,
  71.           hanem   bármilyen   Notes   által   kezelhetô  dokumentumot,
  72.           táblázatot,   de   akár   képet  is  elküldhetünk.  Ezzel  a
  73.           módszerrel   leegyszerûsíthetô   a   közös   munkán  dolgozó
  74.           munkatársak közötti információcsere.
  75.  
  76.  
  77.                             @VPapír nélküli iroda@N
  78.  
  79.           A  levelezési  rendszer  részéreként  található  meg  a  Fax
  80.           getway.  A  getway  egy  külön  erre a célra deklarált gépet
  81.           igényel,   ezen   futnak  a  faxok  vételére  és  fogadására
  82.           alkalmas  modulok. Faxok küldését az E-Mail rendszeren belül
  83.           lehet  kezdeményezni.  A  küldés teljesen automatikusan megy
  84.           végbe.  A fogadáshoz viszont szükség van egy operátorra, aki
  85.           a  beérkezô  faxokat a képernyôn megtekinti, és a címzetthez
  86.           levében  továbbítja.  Fontos  észrevenni,  hogy a faxoláshoz
  87.           nem   szükséges   papírt  használni,  ami  annál  is  inkább
  88.           lényeges  szempont  lehet,  mert  a  Fax  getway  használata
  89.           nélkül  egy  hagyományos faxkészülékkel dolgozva a küldéshez
  90.           elôször  a  levelet ki kell nyomtatni, majd azt a készülékbe
  91.           kell  helyezni.  A  nyomtatás  lassú,  a  faxkészülék  pedig
  92.           egyszerre  csak egy dokumentum küldésével tud foglalkozni. A
  93.           fogadásnál  kijön  a  hôpapír,  majd  kell egy titkárnô, aki
  94.           iktatja,  azaz házhoz viszi. A faxolást végzô titkárôt tehát
  95.           sem   így,  sem  úgy  nem  tudjuk  kiküszöbölni,  viszont  a
  96.           begyûrôdô    papírokat,    és    a    néhány   hónap   alatt
  97.           olvashatatlanná  vált  hôpapírok okozta bonyodalmakat teljes
  98.           mértékben meg tudjuk kerülni.
  99.  
  100.           Lényegében  ehhez  hasonló kellemetlenségeket kerülhetünk el
  101.           a   Notes  dokumentációkezelésének  segítségével.  A  termék
  102.           ugyanis   nemcsak  a  számítógépes  szövegszerkesztôk  által
  103.           készített   szövegeket  képes  lekezelni,  hanem  a  papíron
  104.           elhelyezettet  is.  A beérkezett leveleket scanneren be kell
  105.           szkennelni,   így  a  továbbiakban  képadatként  tárolhatóvá
  106.           válik.  Egy kifejezetten papír alapú dokumentáció tárolására
  107.           kifejlesztett   adatbázisban   a   beolvasott   lapokat  egy
  108.           felhasználó    által    megadott    címmel,   leírással   és
  109.           kulcsszavakkal   ellátva  tárolják.  Az  ilymódon  archivált
  110.           anyagok   késôbb   a  címek  és  a  kulcsszavak  ismeretében
  111.           bármikor   könnyûszerrel   elôkereshetôk.   Lényeges  elônye
  112.           azonban  a  hagyományos  papírral  szemben,  hogy a hatalmas
  113.           mennyiségû    papírok   tároláshoz   nem   szükséges   egész
  114.           iratraktárat  betöltô  szekrényeket használni. További elôny
  115.           a  struktúrált  tárolási  mód, és az a tény, hogy amennyiben
  116.           több  munkatárs részére is elérhetôvé kell tenni egy iratot,
  117.           nem  kell azt fénymásolni. Természetesen az eltárolt papírok
  118.           kinyomtathatók, ha erre egyáltalán szükség van.
  119.  
  120.           A  Notes  az  OLE  (Object  Linking  and Embedding) és a DDE
  121.           (Dinamic   Data   Exchange)   kihasználásának   köszönhetôen
  122.           bármilyen  szövegszerkesztô  vagy táblázatszerkesztô adatait
  123.           képes  kezelni,  azonban  van egy speciális belsô lehetôsége
  124.           arra,  hogy  különleges  iratokat  készítsünk.  A különleges
  125.           iratok   a  már  más  különálló  termékeknél  ismertté  vált
  126.           Hypertexthez  hasonlíthatók.  Ennek lényege, hogy a szövegen
  127.           belül  tetszôleges gombokat és hivatkozásokat helyezhet el a
  128.           felhasználó,   így   például   a  nyomtatás,  vagy  a  levél
  129.           archiválása  illetve  törlése nem a program menüjébôl, hanem
  130.           a  dokumentumon  elhelyezett gombok megnyomásával érhetô el.
  131.           Ugyanakkor    gombnyomásra    válthatunk    át    azokra   a
  132.           dokumentumokra    is,    amelyeknek    tartalma   valamilyen
  133.           összefüggésben áll a képernyôn lévôvel.
  134.  
  135.           Persze  egy irodában, ahol sok a felgyülemlett irat nehezen,
  136.           kerehetô  vissza  az,  hogy melyikben esett szó egy bizonyos
  137.           témáról.  A  dokumentumokat  éppen  ezért szelektálni lehet:
  138.           melyikben  hányszor  fordult  elô  egy  szó,  vagy  több szó
  139.           egyszerre.  Nagyobb  mennyiségû irat esetén azonban rengeteg
  140.           anyagot  át  kell  ""lapoznia" a keresôprogramnak, mégis egy
  141.           43  Mbyte  méretû  adatbázis  esetén többezer iratból néhány
  142.           másodperc   alatt  kikereshetô  a  megfelelô  dokumentum.  A
  143.           sebesség  annak  köszönhetô,  hogy  a dokumentumok indexelve
  144.           vannak.  További segítség a kereséshez, hogy amennyiben több
  145.           dokumentációban  is  megtalálható a keresett szó -- és ez az
  146.           általános  helyzet  --,  a  megtalált  szavak  száma szerint
  147.           csökkenô  sorba  helyezi a dokumentumokat. Elöl helyezkednek
  148.           el  azok,  ahol  a  legtöbbet szerepel a megadott szó, hátul
  149.           ahol a legkevesebbet.
  150.  
  151.  
  152.                               @VMenedzsernaptár@N
  153.  
  154.           A  napi  teendôk  regisztrálása  éppúgy nehéz feldatat, mint
  155.           az,     hogy    egy    megbeszélésre    minden    résztvevôt
  156.           összetoborozzunk.  Mostanában  egyre  divatosabb  valamilyen
  157.           menedzsernaptárat      hordozni     magunkkal,     lehetôleg
  158.           bôrkötéseset  méregdrága tollal ékesítve. A tárgyalásokon az
  159.           a   fél   érezheti   magát   elônyösebb  pozícióban,  akinek
  160.           értékesebb  a  naptára. Tudom -- mert nekem is van ilyen, és
  161.           ezt   tanították   is  --,  hogy  ez  sokat  számít  egy-egy
  162.           tárgyalás  alkalmával,  de néha sokkal nagyobb hasznát venni
  163.           egy  jól  átgondolt számítógépes menedzsernaptárnak. Például
  164.           a  Lotus  Notes  egyik  alkalmazásával,  amit  az  Unioffice
  165.           fejleszett    ki,    egy   tárgyalás   idôpontja   könyebben
  166.           egyeztethetô,  mint  a  hagyományos  módon. Ez természetesen
  167.           csak  abban  az  esetben  igaz,  ha  a tárgyalásra hivatalos
  168.           személyek  elfoglaltságaikat lekiismeretesen bejegyzik. Az a
  169.           személy,  aki  az  összejövetelt  megszervezi, csupán az így
  170.           bejegyzett  elfogaltságok  alapján képes megfelelô idôpontot
  171.           kijelölni.  A  tárgyalásokat azonban levelezések elôzik meg,
  172.           ami  persze  papírmunkával  jár  --  normál esetben. A Notes
  173.           alkalmazásával   a  levelekhez  kapcsolható  dokumentumoknak
  174.           köszönhetôen elkerülhetô az aktahegy.
  175.  
  176.           Egy  másik alkalmazás, a szakmai fórum használatával azonban
  177.           gyakran   még   az  összejövetel  is  elkerülhetô.  Ennek  a
  178.           lényege,  hogy  az érintettek közül valaki felvet egy témát,
  179.           amire  a  többiek  reagálnak, válaszokat írnak. A válaszokra
  180.           is  lehet reagálni, és ez már egy igazi vita jellegû szakmai
  181.           tanácskozást  jelent. Mivel a fórum teljes mértékben a Lotus
  182.           Notes   adatbázisán   keresztül   zajlik,   nem  kell  külön
  183.           jegyzôkönyvet   vezetni.   A   tanácskozás   tehát  bármikor
  184.           visszanézhetô,    dátum    vagy    téma    szerint   gyorsan
  185.           megkereshetô.  A  másik elônye ennek a fajta ""találkozónak"
  186.           a   hagyományossal   szemben,   hogy   nem   kell  idôpontot
  187.           egyeztetni,  hiszen  a  fórum  anyagainak átnézése egymástól
  188.           független   idôben   is   megtörténhet.  Ugyanilyen  szakmai
  189.           fórumon  keresztül  kérhet  egy  Notes-felhasználó technikai
  190.           segítséget a Lotus cégtôl a termékkel kapcsolatban.
  191.  
  192.  
  193.                      @VLotus Notes, az off-line hálózat@N
  194.  
  195.           A    számítógéphálózatok   nagy   elônye,   hogy   ugyanazon
  196.           adatbázishoz  egyszerre  több  felhasználó is hozzáférhet. A
  197.           hozzáférés   azonban  fizikai  kapcsolatot  igényel,  aminek
  198.           üzemeltetése  gyakran  megoldhatatlan  probléma,  vagy  csak
  199.           nagy költség árán valósítható meg.
  200.  
  201.           Tekintsük   példaként   a   nagytávolságú  hálózatokat.  Egy
  202.           nemzetközi  vállalatnál például elôfordulhat, hogy egymástól
  203.           több   tízezer   kilóméternyire   elhelyezkedô   telephelyek
  204.           munkaállomásait  kell összekapcsolni. A kommunikáció fizikai
  205.           szintû    megvalósítására   gyakorlatilag   három   megoldás
  206.           létezik:  bérelt  vonal,  kapcsolt vonal vagy rádió (például
  207.           mûholdon  keresztüli  átvitel).  A  bérelt  vonal telepítése
  208.           legtöbbször  költséges,  mivel  kábeleket  kell lefektetni a
  209.           telephelyek  között,  és  a  vezetéket  azután  folyamatosan
  210.           karban  kell  tartani. A bérelt vonalak üzemeltetése viszont
  211.           nagyságrendekkel  kevesebbe  kerül, mint a kapcsolt vonalaké
  212.           (például  telefon  illetve X.25, X.400 vagy X.500). A rádiós
  213.           kapcsolatokhoz  frekvenciaengedély  kell, ami szintén pénzbe
  214.           kerül,  ráadásul  telepíteni  kell  minden  telephelyre  egy
  215.           megbízható rádióállomást -- ez is magas költségekkel jár.
  216.  
  217.           A  kommunikációért  magas  árat  kell  fizetni.  Nincs tehát
  218.           megoldás?  A  cél  az,  hogy  minél  kevesebbe  kerüljön  az
  219.           átviteli  eszköz  telepítése,  és persze az üzemeltetése is.
  220.           ùj   kábelek   lefektetésének  költségeit  nehéz  jelentôsen
  221.           lecsökkenteni,  hiszen  a  kábelek  ára  elôre meghatározott
  222.           csakúgy,  mint  a  telephelyek  közötti  távolság.  A rádiós
  223.           berendezések  telepítése  is  viszonylag  drága,  bár  egyes
  224.           esetekben  ez  lényegesen  olcsóbb  lehet, mint a fémkábeles
  225.           megoldás.  A  kapcsolt vonalakat általában nem a felhasználó
  226.           telepíti,  ezért  annak kiépítési költsége töredéke a bérelt
  227.           vonalénak.  A  kábelek  fektetését egy szolgáltató cég végzi
  228.           el,  a  felhasználó  pedig csak bérli azt (gondoljunk csak a
  229.           telefonvonalakra).  A kapcsolt vonalú adatátvitel esetében a
  230.           vonal   használatáért  az  átvitt  adatok  számától  vagy  a
  231.           használat   idôtartamától   függôen  kell  használati  díjat
  232.           fizetni.  Jelentôsen spórolni azonban -- vagyis a használati
  233.           díjat  minimalizálni  --  inkább  csak az igénybevett idôvel
  234.           lehet.
  235.  
  236.           Ha   a  hálózat  nem  állandó  jelleggel  veszi  igénybe  az
  237.           átviteli  közeget,  hanem csak az adatcsere erejéig, akkor a
  238.           használati  idô  minimálisra  csökkenhet.  A  legtöbb  eddig
  239.           elterjedt  hálózati rendszer esetén a számítógépeket on-line
  240.           (állandó  jelleggel) kapcsolják össze. Az adatbázis egyetlen
  241.           központi  gépen  helyezkedik el, és a munkaállomások egy-egy
  242.           tétel  lekérdezését egyenként végzik el, azaz a munkaállomás
  243.           ""megmondja"   a  servernek,  hogy  melyik  inforációra  van
  244.           szüksége.  A  központi  gép  kikeresi  a kért adatot a saját
  245.           tárolójából,  majd  elküldi  a  munkaállomásnak,  így  az az
  246.           adatokat  felhasználhatja.  A  munkaállomás ezután általában
  247.           el  is  ""felejti"  a lekért adatot, legközelebb ha szüksége
  248.           van rá, újra le kell kérnie.
  249.  
  250.           A   Lotus   Developement   Corporation  által  kifejlesztett
  251.           termék,  a  Notes ezzel szemben egy új irányvonalat követ. A
  252.           Notes  egy olyan irodaautomatizálási, dokumentum kezelési és
  253.           kommunikációs    szoftver,    ami   a   leveleket,   naptári
  254.           bejegyzéseket  és  az  egyéb  más  tételeket  nem  különálló
  255.           file-okban,  hanem  adatbázisok  rekordjaiban tárolja el. Az
  256.           adatbázisok  egy  rendszeren  belül redundánsan helyezkednek
  257.           el,  minden  server  ugyanazokat a tételeket tartalmazza. Az
  258.           adatbázisokat   a   rendszeresen  létrehozott  adatkapcsolat
  259.           segítségével  összefésüli.  A  mûvelet során a Notes csak az
  260.           újonnan   létrehozott  rekordokat,  illetve  a  törölt  vagy
  261.           módosított  bejegyzéseket mozgatja át, ezzel is csökkentve a
  262.           kommunikációra  felhasznált  idôt.  Ezt a fajta adatcserét a
  263.           Lotus  cég  replikációnak  nevezte  el,  és  hogy az eljárás
  264.           megérdemelt egy külön nevet, azt mindjárt látni fogjuk.
  265.  
  266.           Az  adatbázisok  replikálása során tehát csak azok az adatok
  267.           cserélôdnek  ki,  amelyek  valóban  változást  jelentenek  a
  268.           másik  oldalon  lévô  adatbázis  számára.  Ez az eljárás már
  269.           önmagában  is  csak  akkor  lehet jól alkalmazható, ha azt a
  270.           szoftver   fejlesztôi  nagy  odafigyeléssel  írták  meg.  Az
  271.           adatcsere  során  felmerülnek  adatvédelmi  szempontok is. A
  272.           rendszer  kezelôje  egy  sor  kritériumot  írhat  elô minden
  273.           Notes-felhasználónak,     hogy    szelektált    replikálódás
  274.           hajtódjon   végre  az  adatbankokra  vonatkoztatva.  Ez  azt
  275.           jelenti,  hogy  csak  azok  az  adatok  kerülnek  átvitelre,
  276.           amelyeknek  hozzáféréséhez  a  felhasználónak  joga  van.  A
  277.           megoldás    mind    az    adatvédelmi,    mind    pedig    a
  278.           költségcsökkentési  követelményeknek  eleget tesz. A költség
  279.           és  idô  csökkentésére  azonban újabb lehetôség kínálkozik a
  280.           telefonvonalon     keresztül     kommunikáló     noteszgépek
  281.           tulajdonosai  számára.  Ezek  az emberek ugyanis saját maguk
  282.           számára  korlátozhatják  a  telefonszámlájukat  úgy,  hogy a
  283.           csatolt   dokumentumokat   nem  küldik  át,  és  a  hosszabb
  284.           dokumentumoknak  a  végét pedig meghatározott nagyság felett
  285.           egyszerûen levágják.
  286.  
  287.           A  Lotus  Notes  lokális  hálózaton a Netbios, a Novell féle
  288.           IPX/SPX,   a  Unix  operációs  rendszerek  által  támogatott
  289.           TCP/IP  és  az  Apple  Macintosh  gépek  AppleTalk  hálózati
  290.           protokolljait  támogatja.  A  protokollok  támogatása  és  a
  291.           különbözô    operációs   rendszereken   üzemelô   változatok
  292.           lehetôvé  teszik, hogy vegyes platformmal rendelkezô géppark
  293.           esetén  is  használhassuk  a  groupware terméket. A legújabb
  294.           információk  szerint  a Lotus cég dolgozik a Windows NT és a
  295.           Novell  servereken  futtatható  NetWare Loadable Modul (NLM)
  296.           változatokon is.
  297.  
  298.  
  299.                            @VHol tart ma a Notes?@N
  300.  
  301.           A  Lotus  Notes 3.0 élenjár a groupware alkalmazások között.
  302.           Különbözôképpen    épít    fel   strukturált   adatbankokat,
  303.           amelyeket  sajátmaga  egységesen  kezel  le,  és az adatokat
  304.           elegánsan   tálalja   --   függetlenül  attól,  hogy  egyedi
  305.           felhasználókról,   szétszórt  munkacsoportokról  vagy  üzemi
  306.           alkalmazásról  legyen is szó. Az OLE technika integráltsága,
  307.           a  felhasználó által definiálható alkalmazások, a replikáció
  308.           és  az Unioffice által elôre elkászített irodai alkalmazások
  309.           mind igazolják, hogy a termék megérett a magyar piacra.
  310.  
  311.           @KRudnai Tamás@N
  312.  
  313.  
  314. @<9404\NOTES1.GIF>A  Lotus  Notes-ra  jellemzô,  hogy  az alkalmazásokat, illetve az adatbázisokat@N
  315. @<9404\NOTES1.GIF>ikonok segítségével érhetjük el@N
  316.  
  317. @<9404\NOTES2.GIF>A Notes-ban az adatokat hypertext rendszerekhez hasonlóan vihetjük be@N
  318.  
  319. @<9404\NOTES3.GIF>Az Unioffice naptárja rendkívül kényelmesen kezelhetô@N
  320.  
  321. @<9404\NOTES4.GIF>Az idôpontok egyeztetéséhez a kérdéses  napra vonatkozólag le lehet kérdezni  az@N
  322. @<9404\NOTES4.GIF>érintettek elfoglaltságait@N
  323.  
  324. @<9404\NOTES5.GIF>A naptárakban bejegyzett elfoglaltágokat egyénekre lebontva meg lehet tekinteni@N
  325.  
  326. @<9404\NOTES7.GIF> A Notes-hoz sok bemutató anyag is tartozik@N
  327.  
  328. @<9404\NOTES8.GIF>A  szakmai  fórum  anélkül  is   létre  jöhet,  hogy  a  résztvevôk   fizikailag@N
  329. @<9404\NOTES8.GIF>találkoznának@N
  330.  
  331. @<9404\NOTES9.GIF>A magunk által elkészített alkalmazásokhoz ikonokat is tervezhetünk@N
  332.  
  333. @<9404\NOTES10.GIF>Az  alkalmazások  készítésékor  a  szerkesztôképernyôn  a  nyomógombokat  és   a@N
  334. @<9404\NOTES10.GIF>beviteli ablakokat könnyedén helzeyhetjük el@N