Chip 1996 April

home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search

/ Chip 1996 April / CHIP 1996 aprilis (CD06).zip / CHIP_CD06.ISO / hypertxt.arj / 9404 / NOTES.CD < prev next >

Wrap

Text File | 1994-11-24 | 20KB | 334 lines

@VLotus Notes 3.0@N @VIrodaWare@N Elôzô számunkban ugyanezzel a címmel a WordPerfect Office-ról olvashattak. Most a Lotus termékét mutatjuk be, amely szintén az irodai csoportmunkát segíti. Amíg a WordPerfect terméke elsôsorban az irodai alkalmazottak közötti kommunikációt segíti, addig a Lotusé az adatok cseréjére helyezi a hangsúlyt -- a levelelezés a közös adathasználat részének tekinthetô. A Notes a levelezéssel, a számítógépes és a papír alapú dokumentációk kezelésével, valamint a munkafolyamatok nyomonkövetésével szinte az összes irodai papírmunkát feleslegessé teszi. Emiatt már ki is vívta a környezetbarátok elismerését, hiszen a munka során elhasznált papírmennyiség a Notes használata mellett elenyészô. A Lotus szoftver másik nagy jelentôsége a platformfüggetlenség -- jelenleg három különbözô operációs rendszerhez kapható. Akár Windows, akár OS/2, akár Macintosh operációs rendszeren használjuk, élhetünk az adatok kompatibilitásának elônyeivel, ezért a vegyes platformú felhasználás sincs kizárva. @VNotes alkalmazások@N A szoftvert az Unioffice Rendszerház, a Lotus termékek hivatalos képviselôje telepítette a gépünkre. Az installáció során elmondták, hogy a Notes használójának nincs szüksége programozói ismeretekre, azonban a telepítéshez mély PC-s, és fôleg hardveres ismeretek szükségesek, mivel az installált szoftver csupán egy meztelen váz, amelyet azután egyéni kreativitással kelthetünk életre. Természetesen nem kell a nulláról indulni, ugyanis bárki felhasználhatja a szoftvercsomagban szállított példákat. Az elôre elkészített sablonok között például megrendelés- és határidô-nyilvántartás, levelezés, projektkövetés, dokumentációkezelés is található. Ezek az alkalmazások jó ötletként szolgálnak, azonban nem használják ki a Notes összes lehetôségét. A sablonok vagy az egyéni elgondolások alapján bárki készíthet saját alkalmazást. Aki azonban nem kíván maga fejleszteni, az az Unioffice által készített irodai alkalmazásokat veheti használatba, amiket a cég fejlesztôi az egyéni igényeknek megfelelôen akár át is alakíthatnak. A Notesnak van egy olyan alapfunkciója, ami a legtöbb esetben nem igényel változtatást, ez az E-Mail levelezési rendszerhez való kapcsolódás. Az E-Mail teszi lehetôvé, hogy a Notes felhasználók egymással leveleket válthassanak. A levelezésre ugyanazok a szabályok érvényesek, mint az eddig ismert más rendszerek által nyújtott szolgáltatásokra. Az egyik ilyen fontos közös vonás, hogy a felhasználók csoportokba rendelhetôk, így azok a személyek, akik részére gyakran kell ugyanazt a levelet elküldeni, összevonhatók. A továbbiakban a közös leveleket könnyebben címezhetjük meg. Ami viszont különbséget jelenthet például a WordPerfecthez képest, hogy a csoportba rendelt tagok egy listába kerülnek be, amit a létrehozás után minden felhasználó elérhet. A más rendszerekkel való másik közös vonás a levél típusa. Levélként ugyanis nemcsak a számítógéppel írt szöveget, hanem bármilyen Notes által kezelhetô dokumentumot, táblázatot, de akár képet is elküldhetünk. Ezzel a módszerrel leegyszerûsíthetô a közös munkán dolgozó munkatársak közötti információcsere. @VPapír nélküli iroda@N A levelezési rendszer részéreként található meg a Fax getway. A getway egy külön erre a célra deklarált gépet igényel, ezen futnak a faxok vételére és fogadására alkalmas modulok. Faxok küldését az E-Mail rendszeren belül lehet kezdeményezni. A küldés teljesen automatikusan megy végbe. A fogadáshoz viszont szükség van egy operátorra, aki a beérkezô faxokat a képernyôn megtekinti, és a címzetthez levében továbbítja. Fontos észrevenni, hogy a faxoláshoz nem szükséges papírt használni, ami annál is inkább lényeges szempont lehet, mert a Fax getway használata nélkül egy hagyományos faxkészülékkel dolgozva a küldéshez elôször a levelet ki kell nyomtatni, majd azt a készülékbe kell helyezni. A nyomtatás lassú, a faxkészülék pedig egyszerre csak egy dokumentum küldésével tud foglalkozni. A fogadásnál kijön a hôpapír, majd kell egy titkárnô, aki iktatja, azaz házhoz viszi. A faxolást végzô titkárôt tehát sem így, sem úgy nem tudjuk kiküszöbölni, viszont a begyûrôdô papírokat, és a néhány hónap alatt olvashatatlanná vált hôpapírok okozta bonyodalmakat teljes mértékben meg tudjuk kerülni. Lényegében ehhez hasonló kellemetlenségeket kerülhetünk el a Notes dokumentációkezelésének segítségével. A termék ugyanis nemcsak a számítógépes szövegszerkesztôk által készített szövegeket képes lekezelni, hanem a papíron elhelyezettet is. A beérkezett leveleket scanneren be kell szkennelni, így a továbbiakban képadatként tárolhatóvá válik. Egy kifejezetten papír alapú dokumentáció tárolására kifejlesztett adatbázisban a beolvasott lapokat egy felhasználó által megadott címmel, leírással és kulcsszavakkal ellátva tárolják. Az ilymódon archivált anyagok késôbb a címek és a kulcsszavak ismeretében bármikor könnyûszerrel elôkereshetôk. Lényeges elônye azonban a hagyományos papírral szemben, hogy a hatalmas mennyiségû papírok tároláshoz nem szükséges egész iratraktárat betöltô szekrényeket használni. További elôny a struktúrált tárolási mód, és az a tény, hogy amennyiben több munkatárs részére is elérhetôvé kell tenni egy iratot, nem kell azt fénymásolni. Természetesen az eltárolt papírok kinyomtathatók, ha erre egyáltalán szükség van. A Notes az OLE (Object Linking and Embedding) és a DDE (Dinamic Data Exchange) kihasználásának köszönhetôen bármilyen szövegszerkesztô vagy táblázatszerkesztô adatait képes kezelni, azonban van egy speciális belsô lehetôsége arra, hogy különleges iratokat készítsünk. A különleges iratok a már más különálló termékeknél ismertté vált Hypertexthez hasonlíthatók. Ennek lényege, hogy a szövegen belül tetszôleges gombokat és hivatkozásokat helyezhet el a felhasználó, így például a nyomtatás, vagy a levél archiválása illetve törlése nem a program menüjébôl, hanem a dokumentumon elhelyezett gombok megnyomásával érhetô el. Ugyanakkor gombnyomásra válthatunk át azokra a dokumentumokra is, amelyeknek tartalma valamilyen összefüggésben áll a képernyôn lévôvel. Persze egy irodában, ahol sok a felgyülemlett irat nehezen, kerehetô vissza az, hogy melyikben esett szó egy bizonyos témáról. A dokumentumokat éppen ezért szelektálni lehet: melyikben hányszor fordult elô egy szó, vagy több szó egyszerre. Nagyobb mennyiségû irat esetén azonban rengeteg anyagot át kell ""lapoznia" a keresôprogramnak, mégis egy 43 Mbyte méretû adatbázis esetén többezer iratból néhány másodperc alatt kikereshetô a megfelelô dokumentum. A sebesség annak köszönhetô, hogy a dokumentumok indexelve vannak. További segítség a kereséshez, hogy amennyiben több dokumentációban is megtalálható a keresett szó -- és ez az általános helyzet --, a megtalált szavak száma szerint csökkenô sorba helyezi a dokumentumokat. Elöl helyezkednek el azok, ahol a legtöbbet szerepel a megadott szó, hátul ahol a legkevesebbet. @VMenedzsernaptár@N A napi teendôk regisztrálása éppúgy nehéz feldatat, mint az, hogy egy megbeszélésre minden résztvevôt összetoborozzunk. Mostanában egyre divatosabb valamilyen menedzsernaptárat hordozni magunkkal, lehetôleg bôrkötéseset méregdrága tollal ékesítve. A tárgyalásokon az a fél érezheti magát elônyösebb pozícióban, akinek értékesebb a naptára. Tudom -- mert nekem is van ilyen, és ezt tanították is --, hogy ez sokat számít egy-egy tárgyalás alkalmával, de néha sokkal nagyobb hasznát venni egy jól átgondolt számítógépes menedzsernaptárnak. Például a Lotus Notes egyik alkalmazásával, amit az Unioffice fejleszett ki, egy tárgyalás idôpontja könyebben egyeztethetô, mint a hagyományos módon. Ez természetesen csak abban az esetben igaz, ha a tárgyalásra hivatalos személyek elfoglaltságaikat lekiismeretesen bejegyzik. Az a személy, aki az összejövetelt megszervezi, csupán az így bejegyzett elfogaltságok alapján képes megfelelô idôpontot kijelölni. A tárgyalásokat azonban levelezések elôzik meg, ami persze papírmunkával jár -- normál esetben. A Notes alkalmazásával a levelekhez kapcsolható dokumentumoknak köszönhetôen elkerülhetô az aktahegy. Egy másik alkalmazás, a szakmai fórum használatával azonban gyakran még az összejövetel is elkerülhetô. Ennek a lényege, hogy az érintettek közül valaki felvet egy témát, amire a többiek reagálnak, válaszokat írnak. A válaszokra is lehet reagálni, és ez már egy igazi vita jellegû szakmai tanácskozást jelent. Mivel a fórum teljes mértékben a Lotus Notes adatbázisán keresztül zajlik, nem kell külön jegyzôkönyvet vezetni. A tanácskozás tehát bármikor visszanézhetô, dátum vagy téma szerint gyorsan megkereshetô. A másik elônye ennek a fajta ""találkozónak" a hagyományossal szemben, hogy nem kell idôpontot egyeztetni, hiszen a fórum anyagainak átnézése egymástól független idôben is megtörténhet. Ugyanilyen szakmai fórumon keresztül kérhet egy Notes-felhasználó technikai segítséget a Lotus cégtôl a termékkel kapcsolatban. @VLotus Notes, az off-line hálózat@N A számítógéphálózatok nagy elônye, hogy ugyanazon adatbázishoz egyszerre több felhasználó is hozzáférhet. A hozzáférés azonban fizikai kapcsolatot igényel, aminek üzemeltetése gyakran megoldhatatlan probléma, vagy csak nagy költség árán valósítható meg. Tekintsük példaként a nagytávolságú hálózatokat. Egy nemzetközi vállalatnál például elôfordulhat, hogy egymástól több tízezer kilóméternyire elhelyezkedô telephelyek munkaállomásait kell összekapcsolni. A kommunikáció fizikai szintû megvalósítására gyakorlatilag három megoldás létezik: bérelt vonal, kapcsolt vonal vagy rádió (például mûholdon keresztüli átvitel). A bérelt vonal telepítése legtöbbször költséges, mivel kábeleket kell lefektetni a telephelyek között, és a vezetéket azután folyamatosan karban kell tartani. A bérelt vonalak üzemeltetése viszont nagyságrendekkel kevesebbe kerül, mint a kapcsolt vonalaké (például telefon illetve X.25, X.400 vagy X.500). A rádiós kapcsolatokhoz frekvenciaengedély kell, ami szintén pénzbe kerül, ráadásul telepíteni kell minden telephelyre egy megbízható rádióállomást -- ez is magas költségekkel jár. A kommunikációért magas árat kell fizetni. Nincs tehát megoldás? A cél az, hogy minél kevesebbe kerüljön az átviteli eszköz telepítése, és persze az üzemeltetése is. ùj kábelek lefektetésének költségeit nehéz jelentôsen lecsökkenteni, hiszen a kábelek ára elôre meghatározott csakúgy, mint a telephelyek közötti távolság. A rádiós berendezések telepítése is viszonylag drága, bár egyes esetekben ez lényegesen olcsóbb lehet, mint a fémkábeles megoldás. A kapcsolt vonalakat általában nem a felhasználó telepíti, ezért annak kiépítési költsége töredéke a bérelt vonalénak. A kábelek fektetését egy szolgáltató cég végzi el, a felhasználó pedig csak bérli azt (gondoljunk csak a telefonvonalakra). A kapcsolt vonalú adatátvitel esetében a vonal használatáért az átvitt adatok számától vagy a használat idôtartamától függôen kell használati díjat fizetni. Jelentôsen spórolni azonban -- vagyis a használati díjat minimalizálni -- inkább csak az igénybevett idôvel lehet. Ha a hálózat nem állandó jelleggel veszi igénybe az átviteli közeget, hanem csak az adatcsere erejéig, akkor a használati idô minimálisra csökkenhet. A legtöbb eddig elterjedt hálózati rendszer esetén a számítógépeket on-line (állandó jelleggel) kapcsolják össze. Az adatbázis egyetlen központi gépen helyezkedik el, és a munkaállomások egy-egy tétel lekérdezését egyenként végzik el, azaz a munkaállomás ""megmondja" a servernek, hogy melyik inforációra van szüksége. A központi gép kikeresi a kért adatot a saját tárolójából, majd elküldi a munkaállomásnak, így az az adatokat felhasználhatja. A munkaállomás ezután általában el is ""felejti" a lekért adatot, legközelebb ha szüksége van rá, újra le kell kérnie. A Lotus Developement Corporation által kifejlesztett termék, a Notes ezzel szemben egy új irányvonalat követ. A Notes egy olyan irodaautomatizálási, dokumentum kezelési és kommunikációs szoftver, ami a leveleket, naptári bejegyzéseket és az egyéb más tételeket nem különálló file-okban, hanem adatbázisok rekordjaiban tárolja el. Az adatbázisok egy rendszeren belül redundánsan helyezkednek el, minden server ugyanazokat a tételeket tartalmazza. Az adatbázisokat a rendszeresen létrehozott adatkapcsolat segítségével összefésüli. A mûvelet során a Notes csak az újonnan létrehozott rekordokat, illetve a törölt vagy módosított bejegyzéseket mozgatja át, ezzel is csökkentve a kommunikációra felhasznált idôt. Ezt a fajta adatcserét a Lotus cég replikációnak nevezte el, és hogy az eljárás megérdemelt egy külön nevet, azt mindjárt látni fogjuk. Az adatbázisok replikálása során tehát csak azok az adatok cserélôdnek ki, amelyek valóban változást jelentenek a másik oldalon lévô adatbázis számára. Ez az eljárás már önmagában is csak akkor lehet jól alkalmazható, ha azt a szoftver fejlesztôi nagy odafigyeléssel írták meg. Az adatcsere során felmerülnek adatvédelmi szempontok is. A rendszer kezelôje egy sor kritériumot írhat elô minden Notes-felhasználónak, hogy szelektált replikálódás hajtódjon végre az adatbankokra vonatkoztatva. Ez azt jelenti, hogy csak azok az adatok kerülnek átvitelre, amelyeknek hozzáféréséhez a felhasználónak joga van. A megoldás mind az adatvédelmi, mind pedig a költségcsökkentési követelményeknek eleget tesz. A költség és idô csökkentésére azonban újabb lehetôség kínálkozik a telefonvonalon keresztül kommunikáló noteszgépek tulajdonosai számára. Ezek az emberek ugyanis saját maguk számára korlátozhatják a telefonszámlájukat úgy, hogy a csatolt dokumentumokat nem küldik át, és a hosszabb dokumentumoknak a végét pedig meghatározott nagyság felett egyszerûen levágják. A Lotus Notes lokális hálózaton a Netbios, a Novell féle IPX/SPX, a Unix operációs rendszerek által támogatott TCP/IP és az Apple Macintosh gépek AppleTalk hálózati protokolljait támogatja. A protokollok támogatása és a különbözô operációs rendszereken üzemelô változatok lehetôvé teszik, hogy vegyes platformmal rendelkezô géppark esetén is használhassuk a groupware terméket. A legújabb információk szerint a Lotus cég dolgozik a Windows NT és a Novell servereken futtatható NetWare Loadable Modul (NLM) változatokon is. @VHol tart ma a Notes?@N A Lotus Notes 3.0 élenjár a groupware alkalmazások között. Különbözôképpen épít fel strukturált adatbankokat, amelyeket sajátmaga egységesen kezel le, és az adatokat elegánsan tálalja -- függetlenül attól, hogy egyedi felhasználókról, szétszórt munkacsoportokról vagy üzemi alkalmazásról legyen is szó. Az OLE technika integráltsága, a felhasználó által definiálható alkalmazások, a replikáció és az Unioffice által elôre elkászített irodai alkalmazások mind igazolják, hogy a termék megérett a magyar piacra. @KRudnai Tamás@N @<9404\NOTES1.GIF>A Lotus Notes-ra jellemzô, hogy az alkalmazásokat, illetve az adatbázisokat@N @<9404\NOTES1.GIF>ikonok segítségével érhetjük el@N @<9404\NOTES2.GIF>A Notes-ban az adatokat hypertext rendszerekhez hasonlóan vihetjük be@N @<9404\NOTES3.GIF>Az Unioffice naptárja rendkívül kényelmesen kezelhetô@N @<9404\NOTES4.GIF>Az idôpontok egyeztetéséhez a kérdéses napra vonatkozólag le lehet kérdezni az@N @<9404\NOTES4.GIF>érintettek elfoglaltságait@N @<9404\NOTES5.GIF>A naptárakban bejegyzett elfoglaltágokat egyénekre lebontva meg lehet tekinteni@N @<9404\NOTES7.GIF> A Notes-hoz sok bemutató anyag is tartozik@N @<9404\NOTES8.GIF>A szakmai fórum anélkül is létre jöhet, hogy a résztvevôk fizikailag@N @<9404\NOTES8.GIF>találkoznának@N @<9404\NOTES9.GIF>A magunk által elkészített alkalmazásokhoz ikonokat is tervezhetünk@N @<9404\NOTES10.GIF>Az alkalmazások készítésékor a szerkesztôképernyôn a nyomógombokat és a@N @<9404\NOTES10.GIF>beviteli ablakokat könnyedén helzeyhetjük el@N